AI in ERP: Tussen belofte en realiteit

In deze aflevering van Digital Leaders Talk ging Dirko Wijers, directeur van Blisss Software, in gesprek met Eric Kimberling, CEO van Third Stage Consulting in de Verenigde Staten. Eric is online een gerenommeerd thought leader met een grote schare volgers en spreekt al jaren via zijn content een uitgesproken visie uit op digitale transformatie. Het onderwerp van dit gesprek: hoe kijkt iemand die aan tientallen ERP-trajecten in de wereld heeft meegewerkt, inclusief de mislukte, naar de huidige golf van AI-beloftes binnen ERP?

Eric

Lees hier de samenvatting van het artikel (TLDR)

AI in ERP wordt op dit moment door zowat elke softwareleverancier gepresenteerd als de volgende grote stap. Maar wat werkt er in de praktijk al écht, en waar zit de kloof tussen belofte en realiteit? Eric Kimberling, die vanuit zijn rol als onafhankelijk adviseur honderden implementaties begeleidt, en af en toe als expert witness in rechtszaken bij vastgelopen projecten optreedt, deelt zijn observaties:

  • De technologie verandert sneller dan organisaties kunnen verbruiken. Microsoft en andere leveranciers innoveren in een tempo waar zelfs technologiepartners moeite mee hebben om bij te blijven.
  • AI faalt op slechte data. "Garbage in, garbage out" wordt met AI alleen maar erger: je neemt nu sneller slechte beslissingen.
  • Bestuur en eindgebruiker zitten niet op één lijn. De boardroom is enthousiast om strategische redenen; de werkvloer is sceptisch en bang voor banenverlies.
  • Veel "AI-vragen" zijn eigenlijk gewoon basisautomatisering. Acht van de tien vragen die klanten stellen, hadden tien jaar geleden al opgelost kunnen worden met standaardprocessen.
  • Begin klein en bewust. Geen big bang, maar low hanging fruit: bouw momentum, leer en groei.
  • Leiderschap maakt het verschil. Cultuur verandert langzamer dan techniek, en zonder duidelijke visie en alignment in het managementteam strandt elke transformatie.
  • Probleem eerst, technologie daarna. Begin altijd met de vraag: welk concreet bedrijfsprobleem of welke kans willen we oplossen?

Zijn ERP-implementaties beter geworden dan tien jaar geleden?

Dirko opent met een observatie: de horror stories van vijftien jaar terug, gigantische implementaties die compleet uit de hand liepen, lijken minder voor te komen. Bedrijven weten beter wat ze doen, klanten weten beter wat hen te wachten staat. Klopt dat beeld?

Eric is genuanceerd. "Ja en nee." Er zijn lessen geleerd, maar veel organisaties nemen die lessen niet mee in hun dagelijkse besluitvorming. En de grootste uitdaging is volgens hem nieuw: technologie verandert nu zó snel dat het een bewegend doel is. Veel organisaties proberen het bij te houden en kunnen dat niet. Kleinere bedrijven met cloudgebaseerde oplossingen vermijden vaak de grootste valkuilen, simpelweg omdat hun complexiteit beperkter is. Maar bij grotere, complexere organisaties geldt: hoe complexer per definitie, hoe groter de kans op falen.

Nik Shuliahin L4jwn8hhj30 Unsplash

Loopt de VS voor op Europa met AI-adoptie?

Een vraag die in Nederland regelmatig speelt: nieuwe Microsoft-features verschijnen vaak eerst in de VS en het VK, en wij wachten af. Loopt de VS hier echt voor?

Eric pakt het breder op. Technologie zelf wordt in de VS misschien iets sneller in de markt gezet, maar: "Aan het einde van de dag zijn we allemaal nog steeds mensen. Ook al zijn we Amerikanen, geloof het of niet, we zijn ook gewoon mensen." Mensen veranderen niet makkelijk. De culturele context kan verschillen, maar de menselijke weerstand tegen verandering is universeel. En die weerstand is volgens Eric op dit moment het grootste obstakel voor AI-adoptie.

De kloof tussen boardroom en werkvloer

Hier raakt het gesprek een kern. Op bestuursniveau is het enthousiasme over AI groot, voor leiders is AI een belofte van efficiency, schaalbaarheid en concurrentievoordeel. Maar op de werkvloer is het verhaal heel anders. Veel medewerkers zijn niet enthousiast, en in sommige gevallen ronduit tegen. Om dezelfde reden waarom de top het juist wél omarmt: omdat AI productiviteit verandert en banen kan vervangen, of in elk geval het dagelijkse werk fundamenteel anders maakt.

Waarom AI vandaag al wel én nog niet werkt

Microsoft en andere grote spelers hebben enorme bedragen in AI geïnvesteerd, en wat technisch mogelijk is, is volgens Eric werkelijk spectaculair. Maar daar zit precies de valkuil: wat mogelijk is, is niet hetzelfde als wat nu realistisch haalbaar is voor de gemiddelde organisatie. En veel bedrijven raken daarin verstrikt.

Waar AI vandaag wél al werkt? In processen met hoog volume, repetitieve taken, en data-analyse die voorheen handmatig in spreadsheets werd gedaan. AI-tools kunnen die analyses nu (deels) automatiseren. Maar er is een harde voorwaarde: je moet betrouwbare data hebben. En dat is precies waar het bij veel organisaties spaakloopt.

Het is een spanning die elke ERP-implementatie raakt. De boardroom besluit; de werkvloer moet uitvoeren. En als die twee niet op één lijn komen, faalt het project, of het nu om AI gaat of om een nieuwe ERP-suite.

Slechte data + AI = sneller slechte beslissingen

"Je kunt slechte data niet redden door er AI op te zetten," zegt Eric. Sterker: de tool kan proberen die slechte data te interpreteren, gaat hallucineren, vult gaten op met verzonnen informatie, en je bent verder van huis dan toen je begon.

Dirko's reactie vat het pijnlijk treffend samen: "Now you're just making bad decisions faster."

Dilbert Garbage

Het herinnert aan een mantra die in de IT-wereld al twintig jaar wordt herhaald: data is je goud. Veel bedrijven hebben dat tien jaar geleden al gehoord en niets gedaan. Het probleem is acuut geworden. Want zoals Dirko opmerkt: het is misschien geen probleem voor morgen, maar over vijf jaar is er een concurrent met goede data, goed getrainde AI-agents en geoliede processen. En dan is het te laat.

Veel "AI-vragen" zijn helemaal geen AI-vragen

Een herkenbare anekdote uit Dirko's eigen praktijk. Blisss heeft haar deuren opengezet voor klanten met de boodschap: heb je een AI-vraag, hoe klein ook, gooi 'm op tafel, we kijken er kosteloos naar. Wat bleek? Acht van de tien vragen die binnenkwamen, waren helemaal geen AI-vragen. Het waren basisautomatiseringen die tien jaar geleden ook al hadden gekund.

Eric herkent het volledig. "Veel van de capaciteiten die organisaties vandaag uit AI proberen te halen, hadden ze tien of twintig jaar geleden uit hun core ERP-systeem kunnen halen." Het goede nieuws: de AI-hype zorgt er wel voor dat organisaties opnieuw nadenken over hun processen. De verbeelding wordt geprikkeld. Eindgebruikers gaan zich afvragen: wat zou deze software eigenlijk voor mij moeten kunnen doen? En dat is op zichzelf al winst.

Image00028

Het tempo van Microsoft is niet bij te benen

Dirko deelt een concreet voorbeeld uit eigen huis. Blisss heeft een interne IT-agent gebouwd voor de eigen organisatie van zo'n 65 medewerkers. Klein begonnen, een agent die laptopproblemen kan loggen, geschiedenis kan opvragen, eenvoudige acties kan uitvoeren. In het begin werd de agent nog overschat, met taken die hij eigenlijk niet aankon. Maar de les: je moet érgens beginnen.

Inmiddels bouwt Blisss al twee jaar in Copilot Studio, Microsofts agent-builder. De functionaliteiten die het afgelopen jaar zijn toegevoegd zijn volgens Dirko ronduit indrukwekkend. "Dingen die drie maanden geleden niet mogelijk waren, zitten nu standaard in elke builder." Het tempo is zo hoog dat je er als partner wekelijks aandacht aan moet geven, anders raak je de aansluiting kwijt.

Eric onderstreept dat dit precies de uitdaging is. Als technologiepartners het al moeilijk vinden om bij te blijven, hoe zwaar moet dat dan wel niet zijn voor een gemiddeld bedrijf? Een bedrijf met een echte business om te runnen, met andere prioriteiten dan permanent technologie volgen.

Cultuur verandert trager dan techniek

Steve Jobs zei het ooit: technologie-adoptie is uiteindelijk een cultuurkwestie. Dirko legt de vraag voor: zijn organisaties hun mensen aan het voorbereiden op de culturele shift naar wat Microsoft de "agentic organization" noemt? Of gaat de techniek veel sneller dan de cultuur kan volgen?

Eric is helder: techniek gaat sneller dan cultuur. En dat maakt leiderschap doorslaggevend. Niet leiderschap van de softwareleverancier, maar leiderschap binnen de eigen organisatie. Leiders die hun organisatie door de verandering loodsen.

Wat verandert er voor mensen concreet? Hun rol verschuift. Van handmatige data-verzamelaars en interpreteurs, naar een meer regisserende rol waarbij ze AI-agents en AI-tools aansturen. Ze worden de "human in the loop", degene die de verantwoordelijkheid draagt, die nadenkt, die de output van AI naar een hoger niveau tilt. De meeste organisaties die Third Stage begeleidt, zien AI niet als manier om personeel te schrappen, maar om bestaande mensen productiever, efficiënter en winstgevender te maken. Maar om dáár te komen moet je het mindset-vraagstuk eerlijk aanpakken.

Hoe krijg je mensen écht mee?

Dirko stelt de vraag waarvan hij wist dat Eric hem zou krijgen: hoe doe je dat dan?

Het antwoord begint met drie vragen die elke leider eerlijk moet kunnen beantwoorden:

  1. Waarom doen we dit? Wat is het probleem of de kans die we willen aanpakken?
  2. Wat betekent dit voor de organisatie? Welke verandering brengt het met zich mee?
  3. What's in it for me? Wat betekent het voor mij, als individuele medewerker?

Die derde vraag wordt te vaak overgeslagen. "Dirko, je vertelt me dat we AI gaan implementeren in deze organisatie, maar wat betekent dat voor mij? Hoe verandert mijn werk? Wat wordt mijn rol?" Als een leider die vraag niet kan beantwoorden, kan een medewerker simpelweg niet aan boord komen. Niet uit onwil, maar uit gebrek aan duidelijkheid.

Dirko vult aan met een herkenbare ervaring. Bij een klant die hij recent bezocht, werden productsheets uit China handmatig overgetypt vanuit Excel-bestanden in het ERP-systeem. Met enkele checks, en dan in heel kleine stapjes ingevoerd als itemkaarten. "Ik zei: dit kunnen we met AI doen. Geen probleem. We sturen het naar Copilot, krijgen een JSON-bestand terug, en inserteren het in Business Central." Maar het bijzondere: deze klant werkte al lang met Blisss, en niemand, niet de klant, niet Blisss, had door dat dit proces zo werd uitgevoerd. De cultuur van rondkijken en patronen herkennen, ontbrak gewoon. En precies dat moet veranderen.

Third Stage werkt hier ook concreet aan met workshops, vrijwel altijd te beginnen op leiderschapsniveau. Niet omdat de werkvloer er minder toe doet, maar omdat alignment in het managementteam de absolute voorwaarde is. Een CEO of COO kan een glashelder beeld hebben, maar als de rest van de directie tegenstrijdige prioriteiten heeft, eigen agenda's heeft, dan strandt het traject onvermijdelijk.

De blik vooruit: drie tot zeven jaar

Dirko sluit af met een toekomstvraag: wat is over drie jaar volstrekt normaal in ERP, dat nu nog een brug te ver voelt?

Eric noemt twee dingen. Ten eerste: fatsoenlijke data in ERP-systemen wordt eindelijk de norm. Bedrijven worstelen al decennia met datakwaliteit. Sinds het begin van Erics carrière hoort hij hetzelfde refrein: "ons systeem is goed, maar onze data is niet op orde." Met AI gaan twee dingen tegelijk werken: AI dwingt organisaties om hun data op orde te krijgen (zonder goede data geen werkende AI), én AI helpt actief mee om die data te verbeteren. Dirko's voorbeeld van het Excel-sheet uit China sluit daar naadloos op aan.

SPARK 20231011 102950 BLISSS BB 8391 (2)

Ten tweede: de intangibles, leiderschap, change management, cultuur. Dat zijn de zachte aspecten die de komende twee tot drie jaar veel meer aandacht zullen krijgen, simpelweg omdat ze nu al de bottleneck zijn.

Dirko voegt zelf nog iets toe op basis van kritische geluiden uit het veld. Voor kleinere taken, eenvoudige follow-ups binnen een proces, doet AI het al goed. Maar zodra processen complexer worden, blijft er nog veel te veel verantwoordelijkheid bij de "human in the loop" liggen. Volledig geautomatiseerde end-to-end processen? Dat zit er over drie jaar niet in. Maar over vijf tot zeven jaar wel. Eric is het daarmee eens. Eerst data op orde, dan leiderschap op orde, en dán pas die volgende horizon.

De conclusie: probleem eerst, techniek daarna

Aan het einde van het gesprek geeft Eric één concreet advies aan iedereen die nu een transformatie overweegt, of het nu een ERP-implementatie is, een AI-traject of beide. Het is de meest onderschatte succesfactor:

Zorg dat je een glashelder beeld hebt van wat je probeert op te lossen. Welk concreet bedrijfsprobleem? Welke concrete kans? En laat de technologie dáárachter aan komen, niet andersom.

Met die ene discipline krijg je richting, focus en een filter waarmee je niet meeschudt op elke nieuwe technologische hype. Je hoeft de oceaan niet leeg te koken. Je hoeft de wereld niet te veranderen. Je kunt klein beginnen, mits je een duidelijk doel voor ogen houdt.

Dirko vat het kernachtig samen: noem het probleem waarom dit een oplossing is. Begin met het probleem, en kom dán pas bij de technologie. Stap voor stap.

Benieuwd hoe Blisss Software klanten helpt om AI en automatisering op een realistische, mensgerichte manier in te zetten binnen hun ERP-omgeving? Neem gerust contact met ons op. En luister of bekijk de volledige aflevering van Digital Leaders Talk voor het hele gesprek met Eric Kimberling.