Groothandel software die al je processen samenbrengt

ERP-software voor een groothandel is een centraal systeem waarin voorraad, inkoop, verkoop, logistiek en financiële administratie samenkomen. Medewerkers werken daardoor met dezelfde actuele gegevens en hoeven informatie niet steeds handmatig over te nemen tussen verschillende systemen of Excel-bestanden. Zo zie je bijvoorbeeld direct welke voorraad beschikbaar is, welke orders nog geleverd moeten worden en wat de marge per artikel of klant is. Een goed ingericht ERP-systeem helpt een groothandel om efficiënter te werken, fouten te verminderen en gecontroleerd te groeien. 

Een ERP-systeem geeft een groothandel meer grip op voorraad, orders, marge en logistieke processen. Doordat afdelingen vanuit één centrale omgeving werken, zijn gegevens altijd actueel en ontstaat minder dubbel werk. Inkoop kan beter worden afgestemd op de verwachte vraag, verkoop ziet wat werkelijk beschikbaar is en het magazijn kan orders sneller verwerken. Daarnaast maakt ERP-software het eenvoudiger om processen te automatiseren, prestaties te volgen en nieuwe vestigingen, verkoopkanalen of magazijnen toe te voegen. Zo kan een groothandel groeien zonder dat de administratie even hard meegroeit. 

Een groothandel heeft meestal een nieuw ERP-systeem nodig wanneer de huidige software groei, inzicht of samenwerking begint te belemmeren. Signalen zijn veel handmatig werk, verschillende Excel-bestanden, dubbele invoer, voorraadverschillen en onvoldoende inzicht in orders of marges. Ook een verouderd systeem dat niet goed kan worden gekoppeld aan webshops, WMS-oplossingen of andere applicaties kan een aanleiding zijn. Het juiste moment om te veranderen is voordat deze problemen de dienstverlening, leverbetrouwbaarheid of verdere groei van de organisaties serieus in de weg staan. 

Ja, Microsoft Dynamics 365 Business Central is geschikt voor kleine en middelgrote groothandels die hun bedrijfsprocessen in één cloudplatform willen samenbrengen. De software ondersteunt onder andere inkoop, verkoop, voorraadbeheer, orderverwerking, magazijnbeheer en financiële administratie. Business Central kan daarnaast worden gekoppeld aan Microsoft 365, Power BI, webshops, WMS-oplossingen, EDI en andere bedrijfssoftware. Hierdoor is het systeem schaalbaar en geschikt voor groothandels met meerdere magazijnen, verkoopkanalen, vestigingen of internationale administraties. De uiteindelijke inrichting wordt afgestemd op de processen en ambities van de organisatie. 

Ja, Business Central kan worden gekoppeld aan een Warehouse Management System. Business Central beschikt standaard al over functionaliteiten voor voorraad- en magazijnbeheer. Een aanvullende WMS-oplossing wordt vooral interessant bij grotere ordervolumes of complexere magazijnprocessen, zoals barcodescanning, batchpicking, dynamische locaties en mobiele orderverwerking. Door beide systemen te koppelen, worden voorraadmutaties, ontvangsten, pickopdrachten en zendingen automatisch uitgewisseld. Zo blijven de administratieve voorraad in Business Central en de fysieke voorraad in het magazijn op elkaar aangesloten. 

Welke uitbreidingen een groothandel naast Business Central nodig heeft, hangt af van de processen en verkoopkanalen. Veelgebruikte aanvullingen zijn een WMS voor geavanceerd magazijnbeheer, EDI voor het automatisch uitwisselen van orders en facturen en een PIM-systeem voor centraal productdatabeheer. Ook koppelingen met webshops, marketplaces, vervoerders, betaalproviders en CRM-oplossingen komen veel voor. Voor rapportages kan Power BI worden ingezet en documentenstromen kunnen verder worden geautomatiseerd met documentmanagement. Niet iedere groothandel heeft al deze uitbreidingen nodig. Het uitgangspunt is daarom eerst bepalen wat Business Central standaard ondersteunt en alleen uitbreiden waar dit aantoonbare meerwaarde biedt. 

De kosten van ERP-software voor een groothandel bestaan meestal uit licenties, implementatie, gegevensmigratie, eventuele koppelingen en het beheer na de livegang. De totale investering hangt onder andere af van het aantal gebruikers, de complexiteit van de processen, de hoeveelheid data en de benodigde uitbreidingen. Een groothandel met één magazijn en grotendeels standaardprocessen heeft doorgaans een andere investering nodig dan een internationale handelsorganisatie met meerdere verkoopkanalen en complexe logistiek. Daarom is een procesanalyse nodig om een betrouwbare prijsindicatie te geven. Bekijk voor meer uitleg de ERP-kostenpagina van Blisss. 

Het juiste ERP-systeem kies je door eerst de belangrijkste processen, knelpunten en groeiambities van de groothandel in kaart te brengen. Kijk vervolgens of de software voorraadbeheer, inkoop, verkoop, logistiek, finance en rapportages vanuit één omgeving ondersteunt. Let daarnaast op schaalbaarheid, gebruiksgemak, beschikbare koppelingen, cloudtechnologie en de hoeveelheid maatwerk die nodig is. Ook de ERP-partner speelt een belangrijke rol. Kies daarom niet alleen op basis van functionaliteiten en prijs, maar ook voor een partner die handelsprocessen begrijpt en kan helpen bij implementatie, adoptie en verdere ontwikkeling.