Waarom overstappen op e-facturatie?

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is een elektronisch bestand dat in een gestructureerd digitaal formaat wordt verzonden en verwerkt. Dit betekent dat facturen niet langer als PDF via e-mail worden verstuurd, maar rechtstreeks van het ene systeem naar het andere worden overgebracht.

Belangrijkste kenmerken van e-facturatie:

• De factuur is machine-leesbaar, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is.
• Facturen worden direct verwerkt in de financiële administratie van de ontvanger.
• Communicatie verloopt zonder tussenkomst van e-mail, waardoor fouten en vertragingen worden voorkomen.

Dit maakt e-facturatie veel efficiënter dan traditionele PDF-facturen en opent de deur naar verdere automatisering binnen bedrijven.

Waarom overstappen op e-facturatie?

1. Efficiëntie en automatisering

Met e-facturatie kunnen bedrijven inkoopfacturen automatisch ontvangen en verkoopfacturen direct verwerken in hun systemen. Dit scheelt tijd, vermindert menselijke fouten en versnelt het betalingsproces.

Voor bedrijven die werken met Business Central, betekent dit dat facturen automatisch kunnen worden ingelezen en verwerkt, zonder handmatige tussenkomst. Dit zorgt voor een soepele en foutloze administratie.

2. Wettelijke verplichtingen en marktontwikkeling

Steeds meer landen verplichten e-facturatie voor zakelijke transacties. In Nederland is e-facturatie al verplicht voor overheidsaanbestedingen. In landen als België, Duitsland en Italië is de wetgeving uitgebreid naar B2B-transacties.

De Europese Commissie werkt aan VAT in the Digital Age (ViDA), waardoor e-facturatie vanaf 2028 de norm wordt binnen de EU. Dit betekent dat bedrijven zich nu al moeten voorbereiden, omdat grote bedrijven en overheden steeds vaker e-facturen eisen van hun leveranciers.

3. Beter inzicht en compliance (CSRD)

Omdat e-facturen in een gestandaardiseerd digitaal formaat worden uitgewisseld, wordt het makkelijker om duurzaamheids- en compliancegegevens (zoals CSRD) te verzamelen. Grote bedrijven en instanties gaan steeds vaker eisen dat leveranciers e-facturatie gebruiken om hun rapportages eenvoudiger te maken.

Hoe werkt e-facturatie in de praktijk?

E-facturatie werkt via gestandaardiseerde formaten, zoals Peppol BIS 3 en X-Rechnung (voor Duitsland), en wordt verstuurd via een gespecialiseerd netwerk zoals Peppol.

Processtappen:

1. Een factuur wordt digitaal aangemaakt in een standaardformaat (bijv. UBL of X-Rechnung).
2. De factuur wordt aangeboden aan het Peppol-netwerk of een ander erkend e-facturatiesysteem.
3. De ontvanger ontvangt de factuur direct in zijn financiële systeem, zonder handmatige invoer.
4. De factuur wordt automatisch verwerkt, wat zorgt voor snellere betalingen en minder fouten.

Om e-facturatie goed te laten werken, wordt er gebruik gemaakt van een organisatie-identificatienummer (OIN), waarmee bedrijven elkaar herkennen binnen het netwerk.

Hoe werkt e-facturatie in Business Central?

Bedrijven die gebruik maken van Microsoft Business Central kunnen eenvoudig overstappen op e-facturatie. Dit kan op verschillende manieren:

1. E-document genereren voor verkoopfacturen

• Dit kan direct in Business Central of met behulp van Document Output.

2. E-document versturen per e-mail (niet voldoende voor wetgeving)

• Handmatig als bijlage aan een e-mail toevoegen.
• Automatisch verzenden via e-mailsjablonen met Document Output.
• Let op: per e-mail versturen voldoet vaak niet aan de wettelijke verplichtingen.

3. E-document versturen via Peppol of X-Rechnung (aanbevolen)

• Business Central ondersteunt nu standaard X-Rechnung, waardoor bedrijven die zakendoen in Duitsland eenvoudig kunnen voldoen aan de Duitse facturatievereisten.
• Voor andere e-facturen is een serviceprovider nodig, zoals Pagero of Avalara, om de facturen veilig en direct uit te wisselen.
• Peppol zorgt ervoor dat de facturen veilig en direct worden verzonden en ontvangen.

Bereid je voor op de toekomst

E-facturatie is de toekomst van zakelijk factureren. Het biedt efficiëntie, minder fouten, snellere betalingen en sluit aan op nieuwe wetgeving en compliance-eisen.

Bedrijven die nu al overstappen, lopen voorop en voorkomen problemen wanneer e-facturatie verplicht wordt in Nederland en de rest van de EU. Door gebruik te maken van Business Central en Peppol wordt de overstap eenvoudig en klaar voor de toekomst.

Wil je weten hoe jouw organisatie e-facturatie kan implementeren? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder!