Wat komt er kijken bij de livegang van een ERP pakket?

Wat is een ERP livegang?

Allereerst is het goed om te weten wat we onder een livegang verstaan. Een livegang is een zeker tijdsmoment waarop je afspreekt van softwarepakket A naar softwarepakket B over te stappen. Dit specifieke moment is in feite de livegang. Vaak wordt dit gepland op een moment dat er geen, of in mindere mate, bedrijfsvoering wordt gedaan. Denk bijvoorbeeld in de avond of op een zaterdag. Als ERP leverancier zijn we met het projectteam op locatie zodat er snel met elkaar geschakeld kan worden en zorgen we ervoor dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt voor alle gebruikers.

De begeleiding is de ene keer intensiever en langduriger van aard dan de andere keer, veroorzaakt door verschillende factoren zoals:

• Hoeveel key users zijn er?
• Zijn er nog separate softwarepakketten die live gaan?
• Wat was het vorige ERP pakket?
• Is alle historie overgezet of moet er na livegang nog actie worden ondernomen?
• Wat is het niveau van de key users en overige gebruikers?
• Hoe intensief is er getraind?
• Hoeveel effectieve uren wordt het softwarepakket op een dag gebruikt?
• Hoeveel modules uit het ERP pakket worden er gebruikt?
• Hoe hoog was de werkdruk vóór livegang?
• Veranderen er (fysieke) bedrijfsprocessen (of processtappen) door de livegang of niet?
• Wordt er nieuwe hardware geïmplementeerd of niet (scanners e.d.)?

Afhankelijk van al dit soort zaken, kan een livegang heel kort (één dag) of aanzienlijk langer (meer dan een week) zijn. Is het één beter dan het ander? Nee! Het livegangtraject wordt door heel veel factoren bepaald en is uniek per bedrijf. Door werkdruk kan het soms nodig zijn om intensiever te begeleiden of juist niet. Daarnaast is het overgaan op een compleet nieuw pakket (van Exact naar Business Central) pittiger voor gebruikers dan dat tussen vergelijkbare pakketten (van NAV naar Business Central).

Het doel van de livegang is uiteindelijk dat alle gebruikers in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren en zich zodanig comfortabel voelen met het nieuwe softwarepakket dat ze er zelfstandig mee uit de voeten kunnen.

De begeleiding van de ERP leverancier is met name gericht op het juist uitvoeren van de bedrijfsprocessen binnen het softwarepakket. Afhankelijk van het traject kunnen dit nieuwe of gewijzigde bedrijfsprocessen zijn, maar kan het ook gaan om dezelfde processtappen vormgegeven in een nieuw jasje.

Valkuilen bij een livegang van een ERP systeem

Bij elke livegang zijn er hobbels op de weg ernaartoe. Soms hapert de software (lees: maatwerk) nog op bepaalde punten en moet er nog iets aangepast worden. Daarnaast kan het zijn dat gebruikers soms wat tijd nodig hebben om comfortabel te worden met het systeem, waardoor de snelheid van werken omlaag gaat. Gebruikers kunnen hierdoor extra stress ervaren.

Wil je dat de livegang zo soepel mogelijk verloopt, dan is een goede voorbereiding het halve werk! Het is daarom sterk aan te raden dat de klant genoeg tijd vrijmaakt voorafgaand de livegang voor training, het uitvoeren van testen en om te controleren of de software goed aansluit op de processen die er plaatsvinden binnen het bedrijf.

De klant zelf heeft dus ook een grote verantwoordelijkheid hierin. Die weet namelijk zelf het beste wat ze willen en eventueel welke uitzonderingen of afwijkingen er zijn. Wanneer deze niet besproken worden, gaat het uiteraard mis. Als er tijdens de livegang toch iets misgaat staat de ERP leverancier direct paraat om bij te springen en problemen die zich er voordoen op te lossen of de mensen extra begeleiding geven in wat ze moeten doen. Het liefste wil je van tevoren alles goed geregeld hebben met elkaar. Het is niet voor niets dat ze zeggen dat voorkomen beter is dan genezen. Zo ook bij de livegang van een nieuw ERP pakket!

Live is live!

Een bijzondere mijlpaal die je graag wilt vieren met het hele team. Tijd voor een stuk taart en een welverdiend glas bubbels! In de periode voorafgaand de livegang is er veel gevraagd van de key users. Als je dan uiteindelijk met zijn allen over bent op het nieuwe systeem is dat een mooi moment om bij stil te staan.

En dan? Je hebt definitief afscheid genomen van het oude softwarepakket en kunt voortaan met zijn allen efficiënter te werk gaan met het nieuwe pakket. Betekent dit ook dat daarmee de samenwerking met de ERP partner tot een einde gekomen? Bij Blisss is dat zeker niet het geval.

Een livegang is slechts een moment, de begeleiding kan nog weken of maanden duren. Uiteindelijk blijven wij als ERP partner als back-up voor vragen en opmerkingen of om eventueel extra testen uit te voeren, trainingen te geven. Ook kan het zo zijn dat we direct doorgaan met bepaalde verbetertrajecten waar binnen het bedrijf behoefte aan is. Ieder traject is namelijk uniek en verdient volgens ons de aandacht die het nodig heeft. Hopelijk heb je via dit blogartikel een beter beeld kunnen krijgen van wat er allemaal komt kijken bij een ERP livegang. Mocht je nog vragen hebben of ben je van plan om binnenkort over te stappen naar een nieuw ERP pakket? Wij gaan graag met jou in gesprek om te kijken of we iets voor elkaar kunnen betekenen.

.