Van complexe projecten naar betrouwbare stuurinformatie met Business Central

Wie is Tchai?

Tchai is een internationaal opererend familiebedrijf dat sinds 1961 merkbelevingen bedenkt, ontwerpt en realiseert. Het bedrijf werkt onder meer aan winkels, shop-in-shops, brand spaces, productpresentaties en hospitalityconcepten. Daarbij verzorgt Tchai verschillende onderdelen van het traject, van concept en technisch ontwerp tot productie en installatie.

Dat doet Tchai voor grote, bekende opdrachtgevers. Zo realiseerde het bedrijf projecten voor onder meer:

• Ajax
  Samsung

• Hunkemöller

• JBL

• Puma

• Nike

• Polaroid

• DHL

Die projecten laten zien hoe breed de dienstverlening is: van complete winkels en showrooms tot interactieve productpresentaties en andere fysieke merkbelevingen.

Door de jaren heen veranderde Tchai van een traditioneel productiebedrijf in een design- en projectorganisatie die een deel van de productie uitbesteedt. Ook de manier van organiseren veranderde. Binnen Tchai ligt veel verantwoordelijkheid bij zelfsturende klantenteams en wordt gewerkt vanuit vertrouwen en eigenaarschap.

Vera van Beaumont begon ruim acht jaar geleden bij Tchai en kreeg direct de opdracht om een nieuw ERP-systeem te selecteren en te implementeren. Inmiddels is zij als CCO betrokken bij de visie en strategie van de organisatie. Vanuit haar rol gebruikt zij vooral de stuurinformatie die uit Business Central komt.

De complexiteit van Tchai zit in de grote verschillen tussen projecten. Het bedrijf levert geen verzameling vaste producten die iedere keer hetzelfde proces volgen. De ene klant vraagt om een complete winkel, terwijl een andere opdracht draait om een productpresentatie, interactieve merkbeleving of een onderdeel van het totale realisatietraject. Het ERP-systeem moet al die variaties kunnen ondersteunen.

Een ERP-systeem dat ruimte biedt aan ieder uniek project

Tchai zocht een ERP-systeem waarmee processen beter inzichtelijk konden worden gemaakt, zonder de flexibiliteit van de organisatie te verliezen. Een deel van de werkwijze kon worden gestandaardiseerd, maar bepaalde processen vroegen om een inrichting die aansloot op de eigen manier van werken. 

Het resultaat van dit ERP-project

Business Central geeft Tchai veel meer inzicht in de voortgang en financiële positie van projecten. De organisatie kan onder meer sturen op het percentage of completion, budgetoverschrijdingen, belangrijke projectdata, lopende orders, commerciële kansen en de verwachte liquiditeitspositie.

Voorheen moest Vera voor deze informatie bij meerdere collega’s gegevens ophalen en de ontvangen gegevens vervolgens zelf samenvoegen en verder doorrekenen. Dat kon veel tijd kosten, terwijl er daarna nog steeds twijfel bestond over de betrouwbaarheid. Nu kan zij de benodigde stuurinformatie met enkele handelingen actualiseren en tot op detailniveau bekijken.

Na de implementatie koos Tchai aanvankelijk voor analyses in Power BI. De adoptie daarvan bleek binnen de organisatie echter laag. Medewerkers exporteerden de informatie alsnog naar Excel, omdat zij daarin zelf eenvoudig berekeningen en aanvullende analyses konden maken.

Tchai koos daarom voor een API-koppeling naar Excel, waarmee actuele gegevens rechtstreeks vanuit Business Central worden ingeladen. Medewerkers blijven werken in een toepassing die zij goed kennen, terwijl handmatig overtypen en het werken met verschillende versies van dezelfde gegevens worden voorkomen. Volgens Vera werkt die combinatie voor Tchai fantastisch.

De oplossing laat zien dat een technisch voor de hand liggende keuze niet altijd de beste keuze voor de gebruiker is. Blisss keek samen met Tchai naar de manier waarop medewerkers daadwerkelijk willen werken. Zo vormt Business Central de betrouwbare bron, terwijl Excel de vertrouwde omgeving blijft waarin de organisatie haar analyses maakt.

Kijken we naar de huidige samenwerking tussen Tchai en Blisss, dan pakt Tchai dagelijkse vragen en kleine aanpassingen grotendeels zelf op. Blisss wordt betrokken bij complexere processen, koppelingen en nieuwe vraagstukken die voortkomen uit de veranderende klantvragen van Tchai. Daarbij is de opgebouwde kennis van de organisatie minstens zo belangrijk als de technische kennis van Business Central. Zo kan het ERP-platform blijven meegroeien met de projecten en ambities van Tchai.