Hoe zorg je dat verkoop en productie goed samenwerken?

Wat is CPQ?

CPQ staat voor Configure, Price, Quote. Een CPQ-systeem helpt bedrijven om complexe producten samen te stellen, automatisch een passende prijs te berekenen en op basis daarvan een correcte offerte te maken. 

Het proces bestaat uit drie onderdelen:

• Configure: Het product wordt samengesteld op basis van de wensen van de klant en vooraf vastgelegde productregels. 

• Price: Het systeem berekent de prijs die bij deze samenstelling hoort.

• Quote: De gekozen configuratie en berekende prijs worden verwerkt in een offerte. 

De kracht van CPQ zit vooral in de regels achter de configuratie. Het systeem weet bijvoorbeeld dat een bepaald formaat alleen mogelijk is in combinatie met een specifiek materiaal, dat bij een bepaalde uitvoering een extra onderdeel nodig is of dat twee opties niet samen gekozen mogen worden. 

De kennis die anders verspreid staat over medewerkers, documenten en spreadsheets, wordt daarmee onderdeel van een gecontroleerd proces. 

Waarom is CPQ vooral interessant voor productiebedrijven?

Vooral bij ingewikkelde productvarianten kan het maken van een offerte veel tijd kosten. Verkoop weet wat de klant wil, maar heeft niet altijd alle technische productkennis om zelfstandig te bepalen wat maakbaar is. 

Daardoor ontstaat regelmatig een proces met overdrachtsmomenten: 

1. De klant bespreekt zijn wensen met de collega's van afdeling verkoop. 

2. Verkoop legt de aanvraag voor aan engineering of werkvoorbereiding. 

3. Een technisch medewerker controleert de mogelijkheden en stelt de benodigde onderdelen vast. 

4. Verkoop berekent de prijs en maakt een offerte.

5. Na aanpassingen van de klant begint een deel van het proces opnieuw. 

6. Na akkoord worden de gekozen specificaties, onderdelen en bewerkingen overgenomen in het ERP-systeem. 

Zeker wanneer informatie handmatig wordt overgenomen, kunnen verkeerde artikelnummers, ontbrekende onderdelen of verouderde prijzen in het proces terechtkomen. Een fout die tijdens het offreren ontstaat, wordt soms pas ontdekt wanneer de order al is ingepland of zelfs in productie is genomen.

Met CPQ wordt verkoop stap voor stap door de mogelijke keuzes geleid. Ongeldige combinaties worden uitgesloten en aanvullende onderdelen kunnen automatisch worden toegevoegd. Hierdoor kan verkoop sneller en zelfstandiger een technisch haalbare oplossing samenstellen. CPQ is daarmee meer dan een hulpmiddel om mooie offertes te maken. Het vormt een verbinding tussen commerciële klantwensen en de technische uitvoering daarvan. 

Waarom moet CPQ goed samenwerken met het ERP-systeem?

In het CPQ-systeem wordt vastgelegd wat de klant wil kopen. In het ERP-systeem moet vervolgens worden geregeld hoe het product wordt verkocht, gepland, ingekocht, geproduceerd, geleverd en gefactureerd Die twee processen kunnen daarom niet los van elkaar worden gezien. 

Het ERP-systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central gebruikt onder andere stuklijsten en routings om vast te leggen welke componenten nodig zijn en welke productiestappen moeten worden uitgevoerd. Bij een productieorder worden deze gegevens gebruikt voor de voorbereiding en uitvoering van het productieproces. 

Afhankelijk van het CPQ-systeem en de inrichting kan onder andere de volgende informatie worden uitgewisseld:

• Klant- en contactgegevens

• Artikelen en productopties

• Actuele prijzen en kortingsafspraken

• De gekozen productconfiguratie

• Stuklijsten

• Routings en bewerkingen

• Calculaties

• Verkoopoffertes en verkooporders

• Aanvullende technische specificaties

Welke informatie precies wordt uitgewisseld, verschilt per productiebedrijf. Niet iedere configuratie hoeft bijvoorbeeld direct een volledig nieuwe productiestuklijst op te leveren. De juiste gegevensstroom hangt af van het product, de manier van produceren en de taakverdeling tussen verkoop, engineering, werkvoorbereiding en productie. 

Wat gebeurt er als CPQ en ERP niet goed op elkaar aansluiten?

Een CPQ-oplossing kan het offerteproces versnellen, maar dat voordeel verdwijnt gedeeltelijk wanneer medewerkers de uitkomst daarna handmatig in het ERP-systeem moeten overnemen. Er blijven dan twee versies van de waarheid bestaan. De configuratie in CPQ kan afwijken van de order, stuklijst of routing in het ERP-systeem. Dat kan leiden tot:

• Dubbel invoerwerk

• Verkeerde of verouderde prijzen

• Ontbrekende onderdelen

• Een onjuiste stuklijst

• Extra controles door engineering

• Vertraging bij werkvoorbereiding en productie

• Onduidelijkheid over de afgesproken uitvoering

• Herstelkosten en druk op de marge

Een goede koppeling zorgt ervoor dat de keuzes uit het verkoopproces bruikbaar worden voor de volgende afdelingen. Verkoop draagt dan niet alleen een geaccepteerde offerte over, maar ook de informatie die nodig is om de order daadwerkelijk uit te voeren. 

Begin bij het proces, niet bij het CPQ-systeem

Wanneer je tijdens een ERP-selectie ook naar CPQ kijkt, is de verleiding groot om vooral functionaliteiten met elkaar te vergelijken.

• Kan het systeem een 3D-model tonen?

• Kan het automatisch een offerte genereren?

• Is er een standaardkoppeling met Business Central?

Dat zijn relevante vragen, maar ze vertellen niet het hele verhaal!

De beste oplossing hangt af van de manier waarop jouw organisatie verkoopt en produceert. Daarom beginnen wij met vragen zoals:

• Hoe complex zijn de producten en productregels?

• Werken jullie vooral configure-to-order of speelt engineer-to-order ook een belangrijke rol?

• Moet verkoop zelfstandig kunnen configureren of blijft engineering altijd betrokken?

• Wordt er gewerkt met dealers of andere externe verkoopkanalen?

• Is visuele productconfiguratie belangrijk voor de klant?

• Waar worden productregels en technische gegevens beheerd?

• Welke informatie moet uiteindelijk in Business Central terechtkomen?

• Wie gaat de configuratieregels na de implementatie onderhouden?

• Hoe vaak veranderen producten, onderdelen en prijzen?

• Waar moet de leidende databron liggen? 

Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, kun je bepalen welke CPQ-oplossing het beste bij je proces past. 

Welke CPQ-systemen kunnen samenwerken met Business Central?

Business Central kan met verschillende CPQ-oplossingen worden gecombineerd. Bij Blisss hebben we ervaring met drie oplossingen die goed kunnen aansluiten op Business Central:

1. Elfsquad

2. Experlogix

3. Insight Works. 

Elfsquad

Elfsquad is ontwikkeld voor productiebedrijven die klantspecifieke en complexe producten verkopen. Productvarianten, afhankelijkheden en technische beperkingen worden vastgelegd in centrale configuratielogica. Daarmee kunnen verkoopmedewerkers en eventueel dealers zelfstandig geldige configuraties samenstellen.

Elfsquad ondersteunt onder andere guided selling, visuele configuratie en het automatisch genereren van offertes en stuklijsten. Het platform is API-first opgezet en kan configuratiegegevens doorgeven aan ERP-, CRM-, PLM- en CAD-systemen. Hierdoor is Elfsquad interessant wanneer configuratie een duidelijk eigen onderdeel vormt binnen een breder verkoop- en productieproces. 

Experlogix

Experlogix ondersteunt het configureren, prijzen en offreren van complexe producten en diensten. De oplossing biedt onder andere uitgebreide productregels, prijslogica, goedkeuringsprocessen en documentgeneratie. 

Voor Business Central kan Experlogix configuraties verwerken vanuit een verkoopofferte of verkooporder en op basis daarvan onder andere stuklijsten en routings aanmaken. De oplossing is daardoor interessant voor organisaties die uitgebreide configuratie- en prijsregels willen combineren met een nauwkeurige aansluiting op hun Microsoft-omgeving. 

Insight Works

De CPQ-oplossing van Insight Works werkt volledig binnen Business Central. Vanuit een verkoopofferte of verkooporder kan een product worden geconfigureerd. Op basis daarvan kunnen onder andere artikelen, productie- of assemblagestuklijsten en routings worden aangemaakt. 

Dat maakt deze oplossing interessant voor productiebedrijven die de configuratie dicht bij hun bestaande Business Central-proces willen houden. Vooral wanneer er behoefte is aan productconfiguratie zonder een uitgebreid losstaand CPQ-platform, kan dit een passende richting zijn. 

Er is geen CPQ-oplossing die altijd de beste is

Elfsquad, Experlogix en Insight Works lossen niet ieder vraagstuk op precies dezelfde manier op. De ene organisatie heeft behoefte aan een uitgebreide visuele configurator voor verkopers en dealers. Een andere organisatie wil vooral vanuit Business Central automatisch varianten, stuklijsten en routings aanmaken. Ook de complexiteit van productregels, prijsberekeningen en goedkeuringsprocessen speelt mee. 

Daarom adviseren we niet standaard dezelfde oplossing aan ieder productiebedrijf. We kijken eerst naar het proces, de gewenste gebruikerservaring, de productcomplexiteit en de rol die Business Central daarin moet vervullen. 

CPQ meenemen in je ERP-oriëntatie

Gebruik je al een CPQ-systeem of verwacht je dat productconfiguratie de komende jaren belangrijker wordt? Neem dit vraagstuk dan vanaf het begin mee in je ERP-selectie. Door vooraf duidelijk te maken welke gegevens moeten worden uitgewisseld, waar productkennis wordt beheerd en welke afdelingen met de configuratie werken, voorkom je dat CPQ later als losse toevoeging moet worden ingepast. 

Ben je eens benieuwd wat in jouw specifieke situatie de best passende oplossing zou zijn? Neem dan graag contact met ons op en dan gaan we graag vrijblijvend het gesprek aan om jou van een zo goed mogelijk advies te voorzien.