Vios Trappen

Wie is Vios?

Vios Trappen is een van de grootste trap-producenten en -leveranciers in Nederland.

Ze werken nauw samen met grote aannemers, zoals (BAM), die projecten uitvoeren, zoals de bouw van nieuwe woonwijken met honderden huizen. 

Wat was het vraagstuk?

In 2020 wendde Vios Trappen zich tot ons, waarbij al snel duidelijk werd dat ze een groeiende behoefte hadden aan verbeterd inzicht en geavanceerde 
rapportagemogelijkheden. In de complexe projecten die Vios Trappen uitvoert, is effectief inzicht van onschatbare waarde.

Laten we ons voorstellen hoe zo’n Vios-project eruitziet: ze schrijven zich in voor grootschalige bouwprojecten waarbij ze bijvoorbeeld 400 trappen dienen te leveren. Vios stelt offertes op voor aannemers, en wanneer ze worden geselecteerd, gaan ze aan de slag met de productie en installatie van deze trappen.

Aan het einde van het project moet Vios Trappen vaak ook rekening houden met diverse opties voor trappen, zoals standaardtrappen of trappen met upgrades. Bewoners hebben hierbij de vrijheid om te kiezen welke opties zewillen. Terwijl BAM of andere aannemers het bouwproject voortzetten, kunnen bewoners hun voorkeuren aangeven, en Vios past de productie en levering van de trappen dienovereenkomstig aan

De bedrijfsvoering van Vios Trappen is sterk verweven met de dynamische bouwsector. Elk geval van vertraging in een bouwproject betekent dat de plaatsing van de trappen moet worden herschikt, wat hun operationele planning aanzienlijk kan verstoren.

Concreet streefden ze naar inzicht in de volgende zaken:

• Hoeveel hout wordt er per trap gebruikt?
• Wat zijn de kosten van het gebruikte hout?
• Wat zijn onze zaagverliezen en hoeveel resthout hebben we gebruikt?
• Hoeveel uren zijn er daadwerkelijk door medewerkers besteed tijdens elk project?
• Wat is de kostprijs per trap?
• Wat is de marge op elk project?
• Welke projecten waren winstgevend en welke niet?
• Welke trapontwerpen werden het meest gewaardeerd door klanten?
• Welke trends kwamen naar voren in de keuze van decoratieve elementen voor trappen?

De oplossing

Met als uitgangspunt dat Vios Trappen aanvankelijk beperkte inzichten had en twijfelde aan de nauwkeurigheid van hun gegevens, begonnen we met de ontwikkeling van rapportagemogelijkheden in Power BI. Diverse afdelingen verlangden naar betrouwbare cijfers.

Na de eerste onthullingen begonnen alle betrokkenen geleidelijk aan enthousiast te worden.

De handen uit de mouwen

Bij Vios Trappen begonnen we met het in kaart brengen van cruciale gegevens voor elke afdeling, waaronder financiën, inkoop, verkoop en productie. Vooral de operationeel manager hield toezicht op de uren die in de fabriek werden gemaakt, aangezien deze uren een aanzienlijk deel van de kosten uitmaakten.

Deze urenwerden ook bijgehouden in een ander systeem. Dus verzamelden we gegevens over de werkelijk bestede uren aan de productie van trappen en vergeleken deze productie van trappen met de oorspronkelijke planning. 

Belangrijke stuurinformatie voor het MT

Tijdens vergaderingen van het managementteam werd er steeds vaker gekeken naar de cijfers om onderbouwde strategische beslissingen te kunnen nemen. Er was een dringende behoefte aan informatie met betrekking tot projecten en eventuele verschuivingen daarin. Bijvoorbeeld, als ze zich commiteren om over 4 maanden 100 trappen te leveren en ze ontdekken twee weken van tevoren dat het bouwproject vertraging oploopt, kunnen ze nu anticiperen op de situatie. 

Eerst hadden ze hun eigen planning voor de trappenleveringen, maar vertragingen in bouwprojecten brachten hun schema in de war. Stel bijvoorbeeld dat ze hadden gepland om op 1 maart 200 trappen te leveren, wat overeenkwam met 10 trappen per dag gedurende 20 dagen. Als het project werd vertraagd, moesten ze hun planning herzien en 20 dagen van de agenda schrappen om elders opnieuw in te plannen. Het planningsproces werd daardoor complex en vertragingen resulteerden in extra kosten. 

Inzicht in projectkosten en winstgevendheid

Doordat alle kostencomponenten nu inzichtelijk zijn gemaakt, kunnen ze per project de daadwerkelijke kosten en winstgevendheid monitoren. Daarvoor is er een voor- en nacalculatie dashboard ontwikkeld. Hierdoor hebben ze inzicht in welke projecten winstgevenf waren en welke minder winstgevend. Daardoor weten ze beter welke type projecten winstgevender zijn en waar ze hun pijlen op moeten richten.

Een datagedreven toekomstbeleid

Hoewel sommige bedrijven Power BI aanvankelijk als een eenvoudige rapportagetool beschouwen, hadden ze bij het management van Vios Trappen van begin af aan duidelijke doelen voor ogen. Ze hadden al een behoordelijk datageörienteerde mindset, maar gedurende dit project werd deze mindset verder versterkt. 

Het management stimuleerde deze ontwikkeling. En langzaam begonnen ze de effectiviteit en waarde van de verkregen inzichten te waarderen. Met de verkregen inzichten en dankzij hun inzet, kijken ze uit naar een veelbelovende toekomst waar ze niet meer hoeven te sturen op onderbuikgevoel.