5 valkuilen waardoor projectkosten hoger uitvallen

Inmiddels hebben we bij Blisss +100 grote projecten mogen begeleiden. Ook wij hebben weleens meegemaakt dat de kosten hoger zijn uitgevallen dan van tevoren was begroot. We delen graag 5 redenen waarom de kosten van een project hoger kunnen uitvallen en hoe je samen het beste grip kunt houden op het budget. 

Valkuil 1: De scope  wordt breder getrokken dan dat die vooraf begroot is.

Wanneer er een project start, wordt de offerte in sommige gevallen, zowel aan de kant van de klant als bij de projectorganisatie, zo klein mogelijk gehouden. Wij ervaren, wanneer we uiteindelijk bezig zijn met het project, dat de klant graag meer wilt tijdens het project. Uiteraard zullen de kosten dan ook gaan stijgen.   

Oplossing: Meer werk is voor ons geen probleem! Dan is het uiteraard wel belangrijk dat er vernieuwde en duidelijke afspraken gemaakt worden. Wees je daar allebei dus goed van bewust! Het is beter om er samen voor te kiezen om het oorspronkelijke project af te ronden en daarna een nieuwe fase in te gaan om de nieuwe wensen te realiseren. 

Valkuil 2: Achteraf pas blijkt dat er verkeerde keuzes  zijn gemaakt.

Wanneer de klant minder ervaring heeft op het gebied van projectmanagement, is diegene compleet afhankelijk van de projectmanager. De projectmanager kan de klant alleen helpen op het gebied van planning en budget. Wanneer er achteraf andere wensen en behoeftes van een klant boven water komen drijven, zal dat extra kosten met zich meebrengen om te realiseren.  

Oplossing: Om dit voor te zijn gaan we bij Blisss eerst samen met de klant een diagnosefase in. Het is cruciaal dat de key-users bij het ontwerp van het proces (diagnose) al betrokken zijn. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat de directeur een maand voor de live-gang pas gaat kijken hoe het allemaal werkt.  

Valkuil 3: Er is uiteindelijk te weinig tijd gereserveerd.

Dat kan altijd natuurlijk! De klant kan ook dingen onderschatten, net zoals dat aan onze kant kan gebeuren. Helaas zitten hier wel wat haken en ogen aan. Uitloop van tijd heeft namelijk niet alleen consequenties voor de planning, maar daarmee komt het budget ook in de knel. Vanwege onder andere extra overleg uren of updates die nodig zijn.  

Oplossing: Zorg voor voldoende tijd en draagvlak. Een ERP implementatie kost de betrokken personen over een periode van meerdere maanden vaak een dag per week. Dat vraagt teveel om even tussendoor te doen en daarom moet de tijd en ruimte hiervoor bewust gecreëerd worden die het verdiend.

Valkuil 4: Een bedrijf kan groeien en veranderen.

Dit gebeurt ook tijdens een project dat loopt binnen een bedrijf. Dit kan een langdurig project zijn en dan is het lastig wanneer er  personeelswisselingen  plaatsvinden. Dit kan aan beide kanten voor ‘problemen’ zorgen bij het projectmanagement op het gebied van planning en budget. Het kan namelijk gebeuren dat er dubbel werk gedaan moet worden of dat een personeelslid opnieuw een training moet volgen. 

Oplossing: Zorg ervoor dat het project wordt gedragen door meerdere personen binnen de organisatie en leg niet al het werk bij één persoon neer. Door het werk te spreiden is het wegvallen van één persoon makkelijker op te vangen. 

Valkuil 5: Er is niet duidelijk genoeg  gecommuniceerd  naar elkaar.

Hierdoor kunnen de afspraken over ‘wie wat doet’ en welke taken diegene heeft, niet worden nagekomen of zijn de afspraken tijdens een project onduidelijk. 

Oplossing: Maak de rollen van betrokken personen aan elkaar kenbaar en betrek iemand op basis van zijn rol, niet omdat hij/zij tijd over heeft. Zorg ervoor dat bij meetings ook de personen aan tafel zitten die betrokken zijn bij het te bespreken onderwerp en dat bij belangrijke meetings de personen aan tafel de bevoegdheid hebben om te beslissen.  

Hoe zorgen we bij Blisss voor grip op de kosten? 

Het is belangrijk om met een realistisch budget het projectproces in te gaan. In aanloop naar het project moeten beide partijen genoeg tijd steken in de voorbereiding. Wanneer de projectorganisatie genoeg kritische vragen stelt aan de klant, zal het vanzelf steeds duidelijker worden wat er allemaal dient te gebeuren tijdens het project en hoe een realistische scope eruit ziet.  

Wat als tijdens de voorbereiding duidelijk wordt dat de scope daadwerkelijk te groot is? Probeer dan samen tot de conclusie te komen dat het project wellicht in een fase één en twee opgeknipt dient te worden, zodat het wél behapbaar blijft voor beide partijen. Leg goed vast wat de gemaakte afspraken zijn en wie welke taken op zich neemt.  

Bespreek ook goed wat er niet wordt gedaan. Zo is het uiteindelijk voor iedereen 100% helder hoe invulling wordt gegeven aan het project. Verder is het ook verstandig dat er rekening wordt gehouden met de risicofactoren die zich tijdens een project kunnen afspelen. Als dit wordt meegenomen in de schatting van de projectkosten komt het niet als een donderslag bij heldere hemel als er tijdens het project een tegenvaller is. 

Vertrouwen is goed, controleren is beter

Het is aan te raden om tussentijdse evaluatiemomenten in te plannen. Wanneer je tijdens het project evaluatiemomenten inplant, is het totaalplaatje veel beter te overzien. Wanneer er meerdere evaluatiemomenten ingepland worden, blijft iedereen op de hoogte en kunnen ze ook wennen aan eventuele veranderingen die nodig zijn. Bij Blisss noemen we deze methode de ‘Sprint-Methodiek’. 

Als je praat over evaluatiemomenten is het belangrijk om beide partijen verantwoordelijkheid mee te geven van tevoren. Zo zien beide partijen het belang van deze evaluatiemomenten in en raakt iedereen automatisch meer betrokken bij het project. Zo krijgt de klant ook meer inzicht en awareness over het project. Dit maakt het beter om ‘grip’ te krijgen op de situatie. Bij Blisss sturen we wekelijks de factuur naar de klant. Zo heb je beide goed voor ogen wat er die week allemaal gebeurd is. Vervolgens is het wel de verantwoordelijkheid van de klant om het daadwerkelijk wekelijks te checken. 

Een verantwoordelijke klant weet al voordat de factuur komt, min of meer hoe het project loopt. Een directeur die op afstand blijft, ziet pas op het einde van het hele project een bonnetje. Hier is geen sprake van grip en dat kan voor wrijving zorgen. 

Transparantie

Om op de meeste effectieve manier grip te houden op het project voeren we bij Blisss een open administratie. We geven de klant door middel van de tool JIRA een volledig inzicht in tickets, zodat ze zelf betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen tijdens het project. 

Ons projectteam bestaat uit een mix van junioren, medioren en senioren. We proberen altijd met de klant mee te denken over de beste invulling van werkzaamheden. Zo kijken we of het mogelijk is om junioren tegen een goedkoper tarief in te zetten voor de standaard werkzaamheden. Daardoor kunnen zij meer ervaring opdoen en betaalt de klant minder dan dat je dit door een meer ervaren collega zou laten doen. Win-win dus! Onze medioren/senioren kunnen de junioren begeleiden en daarnaast de werkzaamheden uitvoeren waar hun expertise daadwerkelijk tot zijn recht komt. 

Hopelijk heb je iets gehad aan bovenstaande inzichten en kun je daardoor ook voortaan beter grip houden op je eigen projecten. Mocht je vragen hebben of graag samen een ERP-project willen starten? Neem contact met ons op en we bespreken graag samen met jou de mogelijkheden.