Boekjaar afsluiten in Business Central

Veranderen van boekjaar

Zodra een nieuw boekjaar wordt gestart dien je een aantal stappen te ondernemen. Een aantal van deze stappen kan ook al voor het einde van het boekjaar worden ondernomen. Op die manier bereid je je dus goed voor.

1. Boekingsperioden

Business Central kent boekingsperioden om in te boeken, deze moeten handmatig aangemaakt worden. Het is mogelijk om een oneindig aantal boekingsperioden aan te maken, dus door een aantal jaar vooruit boekingsperioden aan te maken bespaar je wat werk in de toekomst.

• Navigeer naar (via de zoekfunctie in Business Central) ‘’Boekingsperioden’’ via de Boekhoudinstellingen of door te zoeken
• Klik op ‘’Start’’ en daarna op ‘’Nieuw jaar’’

• Geef een aantal instellingen op, bij een regulier boekjaar (gelijk aan een kalenderjaar) is de begindatum gelijk aan 1 januari van het nieuw jaar en het aantal perioden 12. Bij een gebroken boekjaar kan dit afwijken.

2. Boekhoudinstellingen

Standaard is het mogelijk om in Business Central op elke boekingsdatum te boeken. Dat wil zeggen dat je standaard kunt boeken op een datum jaren geleden, maar ook jaren in de toekomst. Het is mogelijk en te adviseren om het bereik te beperken waarin geboekt mag worden.

Op de pagina ‘’Boekhoudinstellingen’’ is het mogelijk om bedrijfsbreed een bepaald bereik op te geven waarbinnen het is toegestaan om te boeken. Als iemand probeert buiten dit datumbereik te boeken krijgt die persoon een foutmelding. Dit bereik kan op jaarniveau bepaald worden, om te voorkomen dat er boekingen in verkeerd jaar terecht komen, maar kan ook gebruikt worden indien er wordt gewerkt met een maandafsluiting.

Daarnaast is het mogelijk op op de pagina ‘’Gebruikersinstellingen’’ op gebruikersniveau een toegestaan datumbereik op te geven. Deze instellingen werken ook samen. Zo is het mogelijk om op bedrijfsbreed niveau voor alle gebruikers het oude jaar te blokkeren voor boekingen op de pagina ‘’Boekhoudinstellingen’’ , maar bijvoorbeeld de boekhouder via de pagina ‘’Gebruikersinstellingen’’ toch nog de mogelijkheid te geven om te boeken in het oude boekjaar.

De instelling op gebruikersniveau weegt dus altijd zwaarder dan de instelling op bedrijfsbreedniveau.

3. Reeksen

Het is mogelijk (maar niet noodzakelijk) dat in Business Central gebruik wordt gemaakt van nr. reeksen die afgeleid zijn van een jaartal. Dit wordt regelmatig gebruikt bij bijvoorbeeld inkoop- of verkoopfacturen, maar kan ook op andere nr. reeksen van toepassing zijn.

• Navigeer naar de pagina ‘’Nr.-reeks’’
• Klik op de regel van de nr. reeks die aangepast moet worden
• Klik op ‘’Regels’’

• Geef één of meerdere regels op. De nr. reeks wordt toegepast vanaf de begindatum. Je kunt meerdere jaren vooruit instellen.

Hiermee zijn alle wijzigingen doorgevoerd om te kunnen werken in een nieuw boekjaar.

Afsluiten van boekjaar na accountscontrole

Nadat de accountantscontrole heeft plaatsgevonden en dus alle correcties/boekingen in een boekjaar zijn verwerkt dien je het boekjaar af te sluiten.

1. Boekingsperiode afsluiten

• Navigeer naar ‘’Boekingsperioden’’
• Klik op ‘’Start’’ en daarna op ‘’Jaar afsluiten’’

• Er verschijnt een pop-up met de vraag om te bevestigen. Bevestig dit
• Na de jaarafsluiting zijn de boekingsperioden uit het oude jaar afgesloten en geblokkeerd

Zelfs als een boekjaar is afgesloten, kunnen er nog steeds grootboekposten worden geboekt. Als je dit doet, worden de posten gemarkeerd als zijnde geboekt naar een afgesloten boekjaar en wordt het veld Naboeking geselecteerd.

2. Afsluiten WenV-rekening

Na het afsluiten van de boekingsperioden is het mogelijk om de WenV-rekening af te sluiten.

• Navigeer naar ‘’Afsluiten WenV-rekening
• Vul de velden in
  • Einddatum boekjaar is laatste dag van het af te sluiten boekjaar
  • Documentnummer is vrij in te vullen, maar door een jaartal te gebruiken is dit relatief makkelijk terug te vinden.
  • Het resultaat lopend boekjaar is de grootboekrekening voor de winst van het huidige boekjaar
  • Indien er met dimensies gewerkt wordt is het mogelijk om de afsluiting op dimensieniveau uit te voeren door deze te selecteren via de knop ‘’Dimensies’’. Dan wordt bij het afsluiten niet alleen op grootboeksaldoniveau geboekt, maar ook in combinatie met dimensies.

• Druk op ‘’OK’’ en Business Central zet de boekingen klaar in het gekozen dagboek. Er wordt nog niks geboekt.

• Navigeer naar het dagboek dat je hebt ingevuld in het scherm ‘afsluiten WenV-rekening’, voer eventueel nog een controle uit en boek het dagboek.

Na boeking lopen de resultatenrekeningen uit het rekeningschema op 0 per einde boekjaar. Dit is te controleren door een filter te zetten op de boekingsdatum van het afgesloten boekjaar in het rekeningschema. Het datumfilter inclusief een U van ultimo. De ultimo-boeking zijn de jaarafsluiting boekingen. Zonder de U is het saldo vóór jaarafsluiting op te vragen. De saldo t/m datum kolom zal op 0 lopen bij een correcte afhandeling.

Indien er per ongeluk daarna toch geboekt wordt in de oude periode, is dat direct te zien indien bovenstaand filter wordt toegepast. Ook is het te zien indien je zoekt op filter “Naboeking” bij de grootboekmutaties. Indien je daarna weer bovenstaande stappen doorloopt, worden ook die mutaties nog afgesloten.

Het jaar is nu financieel afgesloten in Business Central.

3. BTW-vereffening berekenen en boeken

Het is aan te raden periodiek de btw-posten af te sluiten om op die manier inzicht te verschaffen in de daadwerkelijk aan te geven btw-posten. Dit kan in BC aan de hand van de volgende stappen:

Roep hiervoor de functie BTW-vereffening berekenen en boeken op (deze is ook te vinden als knop op de pagina BTW-aangiften).

In de POP-up die vervolgens komt, vul je de volgende velden:

1. Geef hier de Grootboekrekening op waar de totale som naartoe geboekt mag worden. Vaak de rekening Afdracht.
2. Geef hier op of BTW-posten los of juist samengevoegd moeten worden per BTW-productboekingsgroep.
3. Geef hier op of de posten direct geboekt moeten worden. Het is aan te raden eerst alleen weer te geven voor controle.
4. Druk tot slot op Voorbeeld om het resultaat te tonen of door te boeken (in het geval vinkje bij 3 aan staat).

De journaalpost wordt geboekt en de posten zijn tegengeboekt c.q. afgesloten. Dit kun je terugzien in het rekeningschema, maar ook zodra je de BTW-aangifte ophaalt waarbij je het volgende filter instelt:

Audit-file

Een audit-file is op te roepen door te zoeken naar het rapport ‘’Belastingdienst – Auditfile’’.

Productieagenda's berekenen

Wanneer men de onderstaande melding krijgt, dan is het nodig om de productie agenda’s door te berekenen voor de komende periode:

Wanneer men met afdelingen en bewerkingsplaatsen werkt, moet dit voor beide plaatsvinden. De actie uitvoeren werkt voor afdelingen en bewerkingsplaatsen op precies dezelfde manier.

Hieronder het stappenplan om de agenda’s te berekenen:

1. Ga naar de pagina ‘Afdelingen’ en klik de knop ‘Afdelingsagenda berekenen’.

2. Kies dat periode waarvoor de agenda berekend moet worden en filter eventueel op één of meerdere afdelingen (leeg betekent berekenen voor alle afdelingen). Daarna op ‘OK’ klikken, daarna worden de agenda’s berekend.

3. Door te klikken op ‘Agenda’ in het afdelingsoverzicht en dan ‘Matrix weergeven’ kan de agenda gecontroleerd worden. Wellicht is het handig om de weergave eerst om te zetten naar ‘Maand’ voor een beter totaal overzicht.

4. De bovenstaande stappen moeten herhaald worden voor de bewerkingsplaatsen van af de pagina ‘Bewerkingsplaatsen’.

Hulp nodig bij het boekjaar afsluiten?

Kom je na het doorlopen van deze handleiding toch nog ergens niet uit? Neem dan gerust contact op met je vaste consultant, die je graag verder helpt. Succes met het afsluiten van het boekjaar!