Estillon

Estillon stapte over van een verouderde NAV-omgeving vol maatwerk en vervuilde data naar een frisse herimplementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central om hun groeiambities en internationale activiteiten beter te ondersteunen.

ERP upgrade

De aanleiding

In december 2020 startte de samenwerking tussen Estillon en Blisss met een telefoontje van Richard Bosveld, toenmalig directeur van Estillon, aan Bart Arnts (destijds mede-eigenaar van Blisss). Bart kende Richard al jarenlang via hun gezamenlijke netwerk en eerdere samenwerking met Project Vloeren Nederland, een klant van Blisss én afnemer bij Estillon. Die vertrouwensband vormde de basis voor een open gesprek over de toekomst van Estillon.

Estillon werkte op dat moment nog met NAV 2018. Het systeem was verouderd, de data vervuild, en er zat veel maatwerk in dat nauwelijks nog gebruikt werd. De behoefte aan een moderne oplossing was duidelijk: Estillon wilde de overstap maken naar Microsoft Dynamics 365 Business Central en mikte op een livegang in april 2022. Die wens kwam niet uit de lucht vallen. De organisatie had ambitieuze plannen en wilde zich structureel verbeteren op het gebied van efficiëntie, datakwaliteit en procesondersteuning.

Waarom overstappen?

Estillon is specialist in ondervloeren en ondertapijt voor diverse vloerbedekkingen. Vanuit het centraal gelegen magazijn in Uden levert het bedrijf wereldwijd aan groothandels, retailketens en projectinrichters.

Om die internationale schaalbaarheid beter te ondersteunen, was een toekomstbestendige ERP-oplossing essentieel. NAV bood daar simpelweg geen ruimte meer voor.

De belangrijkste redenen voor de overstap:

Te veel vervuiling in het systeem
Overmatig maatwerk zonder actuele waarde

Gebrek aan overzicht en rapportages

Inefficiënt voorraadbeheer en foutgevoelige processen

Beperkte ondersteuning bij de vorige partner

Ambitie om te automatiseren en slimmer te werken

Behoefte aan een partner die ze proactief aan de hand neemt wat betreft de nieuwste ontwikkelingen

Zoals Hendrik Max, begonnen als medewerker binnendienst en inmiddels een onmisbare schakel binnen het bedrijf, het zegt:

“Eigenlijk heel simpel: Navision zou niet meer ondersteund worden en wij moesten over naar een nieuw besturingsprogramma.”

Wat Estillon wilde, was eigenlijk heel helder: de kracht van NAV behouden, maar dan georganiseerd op een manier die past bij een groeiende, zelfstandige organisatie.

Een frisse start

In overleg met Blisss koos Estillon voor een volledige herimplementatie op het SaaS-platform van Business Central. Het doel: een schone, overzichtelijke omgeving zonder de ballast van het verleden.

Hendrik:

“Het oude systeem was vervuild met heel veel informatie. Informatie waar niks meer mee gedaan werd. Toen hebben we ervoor gekozen om een selectie te maken van onze data uit Navision en alleen die mee te nemen naar Business Central.”

Estillon had daarnaast de wens om meerdere bedrijven in één omgeving te draaien – onder andere voor de Nederlandse, Duitse en Franse entiteit – en koos voor een opzet waarbij standaardoplossingen en uitbreidingen in balans zijn.

Daarbij werden onder andere To-Increase, OPplus en EDI-oplossingen geïntegreerd. De focus lag op een efficiëntere werkwijze, minder foutgevoeligheid en betere stuurinformatie. Ook op rapportagevlak werd vooruitgekeken. In eerste instantie lag de nadruk op het overzetten van de bestaande rapportages naar Power BI, maar gaandeweg werd bekeken of Blisss’ standaardrapportages ook aansloten op de informatiebehoefte van Estillon.

Klaar voor de start

In september 2021 volgden de eerste klanttrainingen. Die werden georganiseerd om de gebruikers vertrouwd te maken met de basis van Business Central. Het team van Estillon dook samen met Blisss in de kern van het nieuwe systeem. Deze sessies vormden een stevig fundament voor de implementatie die volgde.

De livegang stond gepland op 1 april 2022. Met een helder plan, gestructureerde aanpak en korte lijntjes werkte het projectteam naar die datum toe. En met succes: Estillon ging op tijd live met de nieuwe oplossing.

Hendrik blikt terug:

“Het project is prima begeleid. We zijn in eerste instantie natuurlijk ook eventjes meegenomen bij jullie op locatie in Nijmegen. Dat was heel fijn, als een soort introductie. Alles wat je van een bureau mag verwachten dat je begeleidt in zoiets, daar is aan voldaan. In het begin liepen sommige lijntjes alleen soms wat onduidelijk bij wie je nou precies moest zijn, maar dat lag ook aan wat mutaties binnen Blisss zelf.”

Uitdagingen en communicatie

Een project van deze omvang kent altijd hobbels. Bij Estillon zat de grootste uitdaging in het maatwerk.

“Omdat wij veel maatwerk hadden, liep niet alles altijd even soepel. Dat had beter gekund,” zegt Hendrik.

Tegelijkertijd benadrukt hij dat de communicatie juist een sterk punt was:

“Die vonden we in ieder geval heel fijn. Heel korte lijntjes. Er wordt gewoon gecommuniceerd via Teams, via de telefoon, via tickets. Je merkt dat omdat jullie een jong bedrijf zijn, het eigenlijk gewoon heel soepel en snel gaat. Dus daar ben ik heel tevreden over.”

Resultaten door de overstap

De overstap naar Business Central heeft Estillon al veel gebracht. Vooral de datakwaliteit en rapportagemogelijkheden zijn verbeterd:

“Ik vind dat de data momenteel veel beter inzichtelijk is. Het is inzichtelijker om analyses te maken, denk aan de koppeling met Power BI. Alles is er makkelijker uit te halen, terwijl ik bij Navision het gevoel had dat het een beetje een statisch besturingssysteem was. Dus in die zin vind ik dit echt een grote vooruitgang. En het ziet er allemaal wat gelikter uit, werkt soepeler en gaat net wat sneller.”

Advies aan andere bedrijven

Tot slot deelt Hendrik een tip voor organisaties die een soortgelijke overstap overwegen:

“Je moet incalculeren dat het aardig wat tijd en energie kan kosten. En dat je iemand aanstelt die er verstand van heeft en ook controle houdt op wat er allemaal aangepast en gebouwd moet worden.”