Kernfarm

In 2022 kwamen Kernfarm en Blisss met elkaar in contact. De sterke groei van de jaren daarvoor had het bestaande IT-landschap onder druk gezet. De combinatie van Exact Online en een volledig op maat gemaakt systeem bood niet meer de flexibiliteit en stabiliteit die nodig was om de volgende stap te zetten. Het systeem werd daarmee een beperkende factor voor de ambities van het familiebedrijf. Daarbij speelde de wens om CRM, marketingtools en een toekomstige webshop naadloos te integreren, én moest een nieuw platform de specifieke farmaceutische processen rond lotnummers, vervaldata en kwaliteitsstatussen volwaardig kunnen ondersteunen.

Kernfarm wilde een toekomstbestendig ERP-platform dat de farmaceutische werkwijze ondersteunt en meegroeit met de internationale ambities. De belangrijkste doelstellingen waren:

• een schaalbaar, cloudgebaseerd ERP-fundament dat de groei van het familiebedrijf ondersteunt;
• naadloze integratie met Microsoft 365, CRM, marketingtools en een toekomstige webshop;
• volledige traceerbaarheid van lotnummers en vervaldata conform farmaceutische regelgeving;
• waterdichte kwaliteitsborging via duidelijke statussen (rood/groen) en geautomatiseerde leveringsbeperkingen per land;
• automatisering van de klantcertificering, zodat altijd binnen wet- en regelgeving wordt geleverd;
• en een platform dat internationale uitbreiding, te beginnen met de UK, organisatorisch en logistiek ondersteunt.

Samen met Blisss koos Kernfarm voor Microsoft Dynamics 365 Business Central, aangevuld met de farmacie-oplossing van Yaveon. Doorslaggevend was de combinatie van een wereldwijd ondersteund cloudplatform met de flexibiliteit om farmaceutische processen specifiek in te richten. De integratie met Microsoft 365 sprong daarbij in het oog: voor een handelsbedrijf waar veel communicatie via mail verloopt, levert het een directe efficiëntieslag op als medewerkers vanuit hun inbox een order aanmaken of klantgegevens raadplegen. Business Central fungeert daarmee als kloppend hart van een omgeving waarin Power BI voor rapportages en de Microsoft 365-apps samenkomen.

Met Yaveon zijn de farmaceutische kernprocessen ingericht: lotnummers en vervaldata worden nauwkeurig getraceerd, ingekochte producten krijgen automatisch de status 'Rood' tot ze door de kwaliteitscontrole zijn en pas na goedkeuring op 'Groen' worden gezet, en leveringsbeperkingen per land zijn geborgd in het systeem. Daarnaast is gericht maatwerk gebouwd voor de bewaking van klantcertificaten: de vervaldatum staat direct op de klantenkaart, twee weken voor verloop ontvangt de klant automatisch een herinneringsmail en bij een verstreken datum blokkeert het systeem de klant voor nieuwe bestellingen. Zo borgt Kernfarm dat altijd volgens geldende regelgeving wordt gehandeld, zonder handmatige controle.