Samen met Blisss koos RESER voor Microsoft Dynamics 365 Business Central: een toekomstbestendig ERP systeem dat grip geeft op processen, service én internationale samenwerking.
Branche
Productie
Team
Team blauw
Vestigingen
1 in Nederland, 1 in de USA
Project
Business central implementatie
Auteur
Koen Janssen
Bijdrager
Derk Kappers
RESER Robot Technology uit Uden is al zeventien jaar specialist in het reviseren, leveren en servicen van industriële robots. Een bedrijf met een sterke technische basis én een duidelijke ambitie: doorgroeien, onder andere internationaal. Om die volgende stap te zetten, was het nodig om hun IT-landschap opnieuw tegen het licht te houden.
Oprichters Derk Kappers en Bas Brienen werkten eerder bij ASM, een technologiebedrijf dat apparatuur ontwikkelt voor de productie van halfgeleiders. ASM levert machines die onderdeel zijn van het fabricageproces, net zoals ASML dat doet – al richten zij zich op andere delen van die keten.
Vanuit die achtergrond richtten Derk en Bas RESER op, met een duidelijke focus: het reviseren van robotarmen voor hightech productielijnen. Die robotarmen zijn onmisbaar bij het nauwkeurig plaatsen van bijvoorbeeld siliciumschijven in machines waarmee chips worden geproduceerd.
Jarenlang werkte RESER met het softwarepakket King. Dat voldeed, mede dankzij zelfgebouwde tools eromheen. Maar met een verhuizing naar een nieuw, vijf keer zo groot pand en toenemende activiteiten in de Verenigde Staten, ontstond de behoefte aan meer grip en centrale sturing.
“Je moet nadenken over hoe je wil werken over 2 tot 5 jaar. En als je dan beperkingen in je huidige systeem voorziet, dan moet je nu beslissen – ook al loopt nu alles op rolletjes.”
Derk Kappers, Eigenaar bij RESER Europe
“Er is heel veel keuze in ERP-systemen,” vertelt Derk. “Wij kozen bewust voor Microsoft, onder andere omdat we onze vestiging in de VS op hetzelfde systeem willen laten draaien.
Daarnaast wilden we geen on-premises systeem meer, maar een cloudoplossing die eenvoudig koppelt met software van derden. Ook MRP stond hoog op onze wensenlijst.”
RESER vond het belangrijk dat een ERP-oplossing hun lean werkwijze ondersteunt en tegelijkertijd voldoende flexibiliteit biedt voor toekomstige uitbreiding. Daarbij lag de nadruk op standaard functionaliteit, met ruimte om in fases verder te ontwikkelen. Belangrijke uitgangspunten waren:
Wat direct opviel tijdens de eerste gesprekken, was het niveau van proces- en IT-kennis binnen RESER. Nicky Jansen, CCO bij Blisss, herinnert zich: “Ze wisten precies wat ze wilden, hadden al veel zelf uitgezocht en stonden open voor slimme oplossingen waar het kon.” Met Niels Govers als interne kartrekker voor IT – ervaren in zowel Business Central als Power Apps – lagen er al concrete stappen. Er was een geïntegreerd dashboard, een duidelijke voorkeur voor cloud-oplossingen en de drive om zelf aan de slag te gaan.
In eerste instantie wilde RESER het project zelfstandig opstarten. De functionele inrichting pakten ze grotendeels zelf op. Voor de functionele inrichting gaf Chris, consultant bij Blisss, destijds een eerste aanzet, waarna RESER het plan was dit verder zelfstandig uit te werken. Gaandeweg groeide echter het besef dat begeleiding toch noodzakelijk was – juist omdat de operatie in King gewoon doorliep en men wilde toewerken naar een helder omslagmoment.
Op 24 januari 2024 startte de gezamenlijke diagnosefase. Die bracht helder in kaart hoe de processen liepen en wat nodig was om die toekomstbestendig in te richten binnen Business Central.
Na de diagnose begon in maart 2024 de inrichting van Business Central. In die periode veranderde de samenstelling van het projectteam. Omdat continuïteit belangrijk is, werd bij het vertrek van de oorspronkelijke projectleider gezorgd voor een zorgvuldige overdracht. Jasper Nieuwenhuis nam de rol over en werd het vaste aanspreekpunt voor RESER. Het team bestond verder uit functioneel consultants Rick Messing, Mendy Kerkhof en Sjors Palm, technisch consultant Bas Ouwekerk en financieel consultant Keri Ratering.
Vanuit RESER waren Derk en Niels nauw betrokken. Ook de key-users kregen meerdere sessies en trainingen, zodat de kennis breed werd gedragen en zij actief konden meedenken in de inrichting. Daarbij werd onder andere gekeken naar het optimaliseren van de bestaande serviceprocessen. In overleg met het team zijn er aanpassingen gedaan die beter aansluiten bij de praktijk en die in Business Central op een efficiënte manier kunnen worden ondersteund.
“RESER bouwt geen nieuwe robots, maar reviseert ze,” vertelt Rick Messing, functioneel consultant bij Blisss. “Soms gaat het om kleine reparaties, soms om een volledige revisie.
Klanten als ASM kunnen een gereviseerde robot uit voorraad kopen, terwijl hun eigen exemplaar wordt opgeknapt en later opnieuw wordt opgenomen in de voorraad.”
In Business Central gebruikt RESER de productiemodule om revisiekits op voorraad te leggen. “Een robotarm is geen standaard voorraadartikel dat je eenvoudig kunt picken en verzenden,” legt Rick uit. “Daarom is gekozen voor een slimme workaround. Zo maken ze gebruik van productiefunctionaliteit, maar op een manier die aansluit bij hun servicemodel.”
Ook de Amerikaanse vestiging zal uiteindelijk over gaan op Business Central. Dit ERP-systeem van Microsoft biedt de mogelijkheid om met meerdere vestigingen, valuta’s en regio’s te werken. In de toekomst wil RESER automatisch kunnen aanvullen vanuit Nederland wanneer de vraag in de VS toeneemt.
Op dit moment liften de Amerikaanse activiteiten nog mee op de EU-administratie. Artikelen worden vanuit Nederland verstuurd en boekingen lopen via Europa. De volgende stap is het opzetten van een eigen administratie voor de VS – in een kopie van de bestaande omgeving. Precies dát is de kracht van Business Central: schaalbaar en eenvoudig uit te breiden zonder alles opnieuw te hoeven bouwen.
“Vanaf het begin was het projectteam wekelijks op locatie in Uden,” vertelt Jasper Nieuwenhuis, projectmanager bij Blisss. “Met vaste afspraken, vooraf duidelijk gecommuniceerde agenda’s en open communicatie. Die structuur werkte goed, vooral omdat de dagelijkse operatie ook gewoon doorging. Door slim te plannen wie wanneer nodig was, bleef de druk op het team beperkt en het project in beweging.”
Ook Derk kijkt tevreden terug op de samenwerking: “De samenwerking was prima. Korte lijntjes met de mensen die er verstand van hebben, en wat voor mij het belangrijkste was: snelle reactie en actie op vragen.”
Tijdens het project verhuisde RESER naar hun nieuwe pand – een moderne, ruime locatie, een paar straten verderop. Een mijlpaal, maar ook iets om in de planning rekening mee te houden.
Wat opviel, was het veranderproces binnen RESER. In het begin was de wens om zoveel mogelijk zelf te doen. Maar gaandeweg groeide het besef: een ERP-implementatie draait niet alleen om software. Het gaat óók om je processen opnieuw bekijken en durven afvragen: past wat we deden nog bij hoe we willen werken?
RESER dacht vanuit King – logisch, want dat was vertrouwd. Maar Business Central vroeg om een andere mindset. Niet simpelweg overnemen hoe het eerder werkte, maar bouwen aan een oplossing die past bij de toekomst. Dat inzicht leidde tot betere keuzes, minder aanpassingen achteraf en een systeem dat écht werkt voor de praktijk.
Het project draaide niet alleen om systemen, maar ook om mensen. Mendy blikt terug: “Wat ik vooral heb geleerd, is conceptueel denken. En je écht verplaatsen in de gebruiker. Wij kunnen wel met vaktermen strooien, maar de kunst is om dat begrijpelijk te maken. Iemand in het magazijn wil weten: waarom klik ik hier? Wat gebeurt er dan?”
Een voorbeeld: “Je moet een magazijnverzending aanmaken en daarna pikken. Waarom? Omdat je iets fysiek verplaatst van locatie A naar B vóór verzending. Als je dat uitlegt in plaats van alleen ‘hier klikken’, snapt iemand het proces beter.”
Een belangrijk aandachtspunt in het project was het testen. In het begin was het voor RESER best zoeken: wat test je precies? Hoe vaak? En wanneer is het goed genoeg?
Die vragen vroegen om duidelijkheid. Daarom is er samen met het projectteam een concrete testlijst opgesteld: dit moet getest worden, met deze aantallen. Pas als die aantallen waren gehaald, durfden we de stap naar livegang te maken. Dat gaf houvast én vertrouwen.
De livegang zelf verliep soepel. Geen grote showstoppers, een relaxte sfeer en vertrouwen in elkaar. “De sfeer bij Reser was heel ontspannen,” vertelt Mendy. “Als iets nog niet direct werkte, werd daar met vertrouwen en flexibiliteit op gereageerd. Er was ruimte om zaken zorgvuldig op te lossen, en dat gaf ook ons als projectteam de rust om kwaliteit voorop te blijven stellen.” Het ging allemaal goed – zó goed, dat ik bijna zenuwachtig werd omdat ik níet zenuwachtig was.”
Zoals bij iedere livegang waren er hier en daar nog wat aanpassingen nodig, maar niets wat het proces echt in de weg stond. Wel was er achteraf het inzicht dat sommige onderdelen van de migratie eerder voorbereid hadden kunnen worden. “Daardoor hadden we meer tijd gehad om bepaalde dingen nog aan te passen en hoefden we achteraf minder te ‘vegen’,” aldus Mendy. Tegelijkertijd bleek ook hier dat het voorwerk zijn waarde had: het systeem was vooraf goed doordacht en getest, waardoor er weinig verrassingen waren.
Twee weken na livegang vond een gezamenlijke evaluatie plaats. Daarin werd besproken wat goed ging, wat beter kon en hoe RESER verder wil optimaliseren. De conclusie: de basis staat stevig, de gebruikers zijn aangehaakt, en er is ruimte om verder te bouwen.
Op de vraag of Derk tips of adviezen heeft voor bedrijven die aan de vooravond staan van een ERP-traject, zegt hij het volgende: ‘’ Nou, blijf rustig !! Tijdens het voortraject, heb ik vaak gedacht: waar ben ik aan begonnen? Als je alleen naar de korte termijn kijkt, de dagelijkse gang van zaken, dan hadden we het misschien niet moeten doen. Alles liep op rolletjes, en gooien we alles om ! Maar zoals ik eerder zei, het draait om de lange termijn. Blijf daaraan denken. Als je een duidelijke visie hebt van waar je heen wilt en wat daarvoor nodig is, dan weet je dat je de juiste beslissing hebt genomen.’’
