Documentbeheer

Digitaliseer en automatiseer je volledige documentstroom. Van het automatisch verwerken van inkoopfacturen tot het ontwerpen en verzenden van professionele verkoopdocumenten, volledig geïntegreerd in Business Central.

Online ERP demo 30 minuten ERP check

Herken jij deze uitdagingen?

In de handel gaan er dagelijks enorme hoeveelheden documenten door de organisatie. Wanneer dit proces nog handmatig verloopt, verlies je kostbare tijd aan overtikwerk, het zoeken naar bijlagen en het handmatig mailen van facturen.

Misschien herken je dit:

Handmatige data-entry: Medewerkers zijn urenlang bezig met het overtypen van inkomende facturen en pakbonnen.
Inconsistente uitstraling: Offertes en facturen zien er niet professioneel uit of zijn lastig aan te passen naar je eigen huisstijl.
Foutgevoelige verzending: Belangrijke documenten of bijlagen (zoals algemene voorwaarden of urenspecificaties) worden vaak vergeten bij de verzending.
Versnipperd archief: Het kost veel tijd om oude documenten terug te vinden omdat ze niet direct gekoppeld zijn aan de boeking in je ERP-systeem.

Module Uitdagingenblok Containers Handel Containermanagement

Documentbeheer in de praktijk

01 - Automatische factuurverwerking (OCR)

Maak een einde aan handmatig overtikwerk. Inkomende inkoopfacturen worden automatisch herkend, gematcht met inkooporders en klaargezet voor goedkeuring. Dit bespaart tot wel 80% van de verwerkingstijd op de financiële afdeling.

02 - Professioneel rapportontwerp

Neem zelf de regie over je documentlay-outs. Ontwerp eenvoudig professionele offertes, pakbonnen en facturen in je eigen huisstijl zonder dat er een programmeur aan te pas komt. Zo straalt elk document de kwaliteit van jouw bedrijf uit.

03 - Slimme en automatische verzending

Verstuur documenten in bulk naar de juiste contactpersoon. Het systeem voegt automatisch de benodigde bijlagen toe, zoals productspecificaties of certificaten, en verstuurt deze in de taal van de klant.

04 - Digitaal goedkeuringsproces

Houd controle over je uitgaven. Facturen worden digitaal ter goedkeuring aangeboden aan de juiste manager of inkoper. Dit proces is volledig transparant en overal toegankelijk, ook via een mobiele app.

05 - Centraal digitaal archief

Vind alles in één klik terug. Elk verzonden of ontvangen document is direct gekoppeld aan de betreffende transactie in Business Central. Of je nu bij de klantkaart of de grootboekposten kijkt: het originele document is altijd binnen handbereik.

Samenwerken aan een slimmer logistiek proces?

Efficiënt documentbeheer is de basis voor een schaalbare handelsonderneming. Wij helpen mkb-bedrijven om hun papierstroom volledig te digitaliseren met slimme oplossingen voor Business Central. Door administratieve handelingen te automatiseren, creëer je rust op de werkvloer en zorg je voor een professionele presentatie naar je klanten en leveranciers.

30 minuten ERP check Onze aanpak