Checklist NAV-migratie in 2026

✔ Checklist deel 1: Strategische voorbereiding

1. Bepaal het doel van je migratie

Stuur niet alleen op “op tijd live” of “binnen budget”. Formuleer vooraf wat de migratie je organisatie concreet moet opleveren. Denk bijvoorbeeld aan:

• betrouwbare, consistente data waar je op kunt sturen
• kortere doorlooptijden en minder handmatig werk
• processen die meegroeien met je organisatie, zonder omwegen of work-arounds
• een platform dat uitbreidbaar is wanneer je nieuwe markten, volumes of kanalen toevoegt (in plaats van telkens extra maatwerk stapelen)

Het doel is dus niet alleen om NAV te vervangen, maar om een fundament neer te zetten waarop jullie de komende jaren efficiënter, schaalbaarder en professioneler kunnen werken.

Formuleer dit doel samen met de organisatie. Met directie, key users en teams die dagelijks met het systeem werken. Als iedereen begrijpt waaróm je dit traject doet, ontstaat draagvlak en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Juist op de momenten dat het project even zwaar wordt, kun je dan terugvallen op dat gedeelde doel: hier doen we het voor.

Een goed voorbeeld hiervan zien we bij Kellpla Group. Zij hebben hun migratiedoel niet alleen technisch gedefinieerd, maar dit samen met hun medewerkers besproken en in de organisatie verankerd. In onderstaande post zie je hoe zo’n gezamenlijke startmoment-sessie zorgt voor draagvlak, duidelijkheid en enthousiasme richting de volgende stap.

2. Richt een sterk projectteam in en geef iedereen een duidelijke rol

Als het gezamenlijke doel helder is, zorg er dan voor dat de organisatie zo is ingericht dat je dit doel ook echt kunt realiseren. Een migratie slaagt niet vanzelf! Je hebt een projectstructuur nodig waarin verantwoordelijkheden, besluitvorming en betrokkenheid helder zijn.

Let daarbij op:

• een zichtbaar betrokken directie / stuurgroep die keuzes durft te maken

• key users per procesonderdeel die inhoudelijk meedenken en testen

• duidelijke rolverdeling tussen organisatie en implementatiepartner. Wie doet wat, en wat juist niet

• tijd en ruimte voor testen, training en adoptie (niet “erbij doen naast het dagelijks werk”)

Zo voorkom je dat het project een IT-traject wordt. Het wordt een organisatietraject waar mensen eigenaar van zijn. En dat vergroot de kans dat nieuwe werkwijzen ook echt landen in de praktijk.

3. Breng je huidige processen en maatwerk in kaart 

Als het doel helder is en het projectteam staat, is de volgende stap om kritisch te kijken naar hoe jullie vandaag werken.

In veel NAV-omgevingen is in de loop der jaren maatwerk opgebouwd dat ooit logisch was, maar inmiddels processen vertraagt of alternatieve workarounds veroorzaakt.

Ga daarom per proces en maatwerkonderdeel na:

• wordt dit nog echt gebruikt, of doen we het zo omdat het “altijd zo gegaan is”?
• voegt het aantoonbare waarde toe voor klant, kwaliteit of efficiency
• kan dit tegenwoordig in de standaard van Business Central?

Het doel is niet om alles één-op-één over te zetten, maar om een omgeving te bouwen die past bij de manier waarop jullie nu en in de toekomst willen werken. Dat betekent: waar mogelijk terug naar de standaard, en alleen maatwerk behouden of opnieuw ontwikkelen wanneer het echt onderscheidend en waardevol is.

Door deze analyse samen met key users en procesverantwoordelijken te doen, ontstaat niet alleen betere besluitvorming, maar ook begrip voor de keuzes die gemaakt worden. Zo voorkom je dat je oude werkwijzen automatiseert, en leg je een schonere, schaalbaardere basis neer voor de jaren die komen.

✔ Deel 2: Migratieroute & projectkeuzes

4. Kies bewust je migratieroute (upgrade, clean start of herimplementatie)

Op basis van je doelen, projectstructuur en procesanalyse kun je een onderbouwde keuze maken voor de migratiestrategie. Niet elke organisatie hoeft opnieuw te beginnen. Maar één-op-één overzetten is ook lang niet altijd verstandig.

Samen met je implementatiepartner bepaal je welke route past bij je ambities, verandercapaciteit en toekomstvisie. De keuze is dus geen technische beslissing, maar een strategische keuze voor hoe je de komende jaren wilt werken.

5. Werk met een heldere scope 

Tijdens een migratie ontstaan al snel nieuwe ideeën en uitbreidingswensen. Gebruik daarom een duidelijke afbakening:

• wat is echt nodig voor een stabiele go-live
• wat gaat naar de optimalisatielijst voor fase 2
• leg besluiten en verwachtingen vast

Zo houd je focus: eerst een sterke basis live, daarna stap-voor-stap doorontwikkelen. In plaats van direct alles tegelijk te willen.

6. Zorg voor schone en betrouwbare data voordat je migreert

Een migratie is het moment om afscheid te nemen van verouderde, dubbele of onjuiste data. Maak bewuste keuzes:

• welke gegevens nemen we mee en welke niet?
• wat moet eerst opgeschoond worden?
• welke historische data blijft alleen beschikbaar ter inzage in het oude systeem?

Goede datakwaliteit vormt de basis voor rapportages, besluitvorming en verdere automatisering.

✔ Deel 3: Adoptie, livegang & doorontwikkeling

7. Reserveer tijd voor testen, training en adoptie 

Techniek is zelden de bottleneck. Succes zit in hoe goed mensen met het systeem kunnen werken. Plan daarom tijd voor testen, oefenen, communicatie en begeleiding. Training is geen kostenpost, maar een voorwaarde om waarde uit het systeem te halen.

8. Ga live met een stabiele basis en verbeter daarna verder

De eerste weken na go-live zijn bepalend voor vertrouwen en ritme. Zorg voor:

• duidelijke supportstructuur
• korte evaluatiecycles met key users
• prioriteitenlijst voor optimalisaties
• transparante communicatie richting teams

Business Central groeit daarna stap-voor-stap mee met de organisatie. Niet in één grote sprong, maar in bewuste, beheersbare verbeterstappen.

Tot slot: begin vandaag, niet pas in 2027

De bedrijven die het succesvolst migreren:

• starten vroeg met voorbereiding
• maken bewuste keuzes over scope en proces
• gebruiken de overstap als moment om te vernieuwen